Comando Provinciale Vigili del Fuoco Viterbo
Sei in: Home > Servizi al cittadino - > Prevenzione Incendi > Regole di presentazione istanze
Regole di presentazione pratiche di prevenzione incendi tramite invio
telematico (posta certificata)
telematico (posta certificata)
Firma digitale:
2) Ogni documento allegato alla mail deve essere firmato digitalmente. Alla mail vanno allegati unicamente i file .P7M generati dall'apposizione della firma digitale, evitando di allegare anche i file originali prima dell'apposizione.
Formato originale a cui apporre firma digitale: preferibilmente PDF/A (per archiviazione a lungo termine);
3) La documentazione tecnica, le dichiarazioni e le certificazioni devono essere firmate in digitale dal professionista incaricato;
4) le istanze, le segnalazioni, le attestazioni e le altre dichiarazioni rese da parte del titolare dell'attività possono essere presentate in una delle seguenti forme:
– firmate digitalmente dal titolare,
– firmate dal titolare con firma olografa sul documento cartaceo, scandite e successivamente firmate in digitale da parte del professionista incaricato,
– firmate in digitale solo dal professionista incaricato qualora in possesso di procura speciale del titolare dell'attività (da allegare e firmare digitalmente da parte del professionista) per la sottoscrizione di tutta la documentazione, progettuale e non, e le dichiarazioni varie. La delega al ritiro delle attestazioni presente sui modelli di presentazione non è sufficiente per la presentazione del modello stesso;
Caratteristiche dei file:
5) file singolo per ogni documento, regolarmente nominato, così da individuarlo facilmente (es. “mod pin.1”, “documento ident. richiedente”, “attestazione versamento”, “dich prod”, ecc.);
6) file preferibilmente non scanditi ma trasformati in PDF dall'originale, verificando la correttezza e completezza dei documenti originati. Quando è necessario scandire documenti (es. di dichiarazioni di conformità), occorre salvare il file generato preferibilmente come PDF (evitare BMP, PNG, TIFF, ecc.);
7) dimensioni contenute dei file. Evitare il più possibile l'invio di email multiple per singola istanza. Nell'eventualità gli allegati generassero una dimensione eccedente a quella massima di invio, è fondamentale spedire in un'unica mail TUTTE le documentazioni essenziali all'accettazione formale ovvero TUTTI i modelli PIN inerenti alla istanza presentata e TUTTI gli allegati citati come essenziali in tali modelli PIN. La restante documentazione (per esempio: la documentazione al punto A del "mod. pin 2.1 2014 asseverazione") può essere spedita con email differente e tempestivamente successiva;
8) contenuti chiari ed intelligibili, in particolare gli elaborati tecnici;
9) apporre sempre le quote agli elaborati grafici (dimensioni locali, lunghezze percorsi di esodo, larghezze U.S., corridoi ciechi, altezze locali ed edifici, ecc.) e produrli nel rispetto delle indicazioni presenti all'allegato I, punti a.2 e b.2 del D.M. 07 Agosto 2012. Nominare le eventuali tavole in modo da individuare rapidamente il contenuto (es. pianta piano primo, schema impianto rivelazione incendio, ecc.);
10) relazioni tecniche, redatte secondo i principi stabiliti dall'allegato I punti a.1 e b.1 del D.M. 07 Agosto 2012, complete di dati essenziali ma evitando contenuti non necessari o non pertinenti (copie di testi normativi, schemi segnaletica, valutazione del rischio in attività normate);
11) non allegare file compressi (.zip, .rar, ecc.);
Oggetto della email:
12) oggetto completo con motivo presentazione (istanza di parere di conformità, presentazione SCIA, voltura, presentazione rinnovo periodico, invio documentazione integrativa, ecc.), n° pratica (se esistente altrimenti specificare pratica nuova), nome ditta, indirizzo attività, n° attività DPR 151/2011 oggetto della richiesta o della comunicazione.
In necessità di inviare più di una singola mail per istanza (a causa di limiti nella dimensione massima degli allegati) è obbligatorio inviare, nella prima mail, TUTTI i documenti essenziali ovvero tutti i modelli d'istanza PIN, le relazioni tecniche e gli elaborati grafici a firma del tecnico asseverante, le ricevute degli oneri versati, le dichiarazioni di conformità, il documento del responsabile dell’attività in caso di delega. E’ possibile quindi inviare successive e tempestive mail secondarie con gli allegati, inerenti la pratica, ma non essenziali per il vaglio formale ovvero certificati di prova, visure camerali, omologazioni, ecc. E' opportuno mantenere lo stesso oggetto per ogni mail successiva aggiungendo, in coda allo stesso, il testo "invio allegati complementari alla
corrispondenza del xx/xx/xx".